Internet ha invadido todos los aspectos de la vida y el mundo empresarial no es ajeno a ello, es así como es muy relevante tener claro ¿Cuál es la importancia de la informática en las empresas? Para responder esta pregunta, hemos escrito estas líneas. Espero te sirvan de mucho. Debo decir que debido a esta invasión de la internet, la informática y la empresa están cada ves más unidas. No es posible imaginar en los tiempos actuales una empresa que no aproveche los servicios de la tecnología para funcionar.
Usos de la informática en una empresa
Durante la década de los 90, se implementó el uso de la informática dentro de las organizaciones empresariales.
Con ello se logró darle un gran impulso a todos aquellos procedimientos que venían realizándose dentro de las oficinas y en todas partes en que se tuviera que efectuar procedimientos a mano.
En la actualidad se pueden hacer de una manera más fácil como consecuencia del uso de nuevas tecnologías informáticas que han ido implementándose a raíz de la puesta en marcha de la informatización en el ámbito empresarial.
Esto ha propiciado que las empresas alcancen el éxito en sus objetivos, derivado de la implantación y uso de los sistemas de información.
Es así como las nuevas tecnologías constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.
¿Qué función cumple la informática en las empresas?
Hace unos años, la informática era un área que era necesaria sólo en las grandes empresas, bancos y en instituciones del estado, por el gran volumen de información que manejaban estas organizaciones.
Actualmente con el avance de la tecnología informática y la informatización de la sociedad en su conjunto, todas las empresas necesitan tener un área de informática. Porque la informática cumple funciones en todas las áreas de la empresa.
Entonces para definir qué función cumple la informática en la empresa podemos decir que en esencia la más importante es la de llevar un control de información de muchos tipos, de las actividades, permitiendo el registro de las mismas y otorgando mayor velocidad de consulta y manejo de esta información. Esto permite la toma de decisiones y ejecutar las acciones más rápido.
Importancia del área de informática en una empresa
Con el transcurrir de los años, el área informática de las empresas fue tomando más importancia. Ya que no sólo el área contable y de gestión podía utilizar los beneficios que acarrea sino que también otras áreas como planeamiento y control de la producción, gestión de proyectos, atención al cliente. Es decir casi todas las áreas de la empresa podían beneficiarse con el uso de la informática.
Entonces, la importancia del área de informática de las empresas comenzaron a ser muy bien valoradas y estimadas. Por una sencilla razón, por que si se cuenta con estas tecnologías en las áreas de la empresa, mejorara el control de los recursos en general. En conclusión, esto llevara a una mejora en la eficiencia individual de las áreas y global de toda la empresa.
Informática en la administración empresarial
Uno de los departamentos que más se ha beneficiado con la informática, es el de administración. Por ello, debemos mencionar que la importancia de la informática en la administración de empresas es muy grande en los tiempos actuales. La informática ha copado todas las áreas de gestión administrativa de las empresas.
El área administrativa maneja mucha información y datos importantes que solían operarse manualmente y debido a ello el trabajo era complejo y engorroso, corriéndose el riesgo de que no se hiciera bien y ocasionando lentitud en los procesos.
Ahora, en cambio, existe diversidad de sistemas operativos capaces de brindar una forma más precisa, rápida y eficiente de realizar las operaciones.
Las empresas pueden desempeñarse actualmente con mayor celeridad gracias a la informatización de que han sido objeto.
Estos cambios les permiten conseguir mayor productividad y rapidez, ahorrando una buena cantidad de tiempo si se compara con los tiempos antes de la implementación de estas tecnologías.
Usos de los sistemas informáticos
Los sistemas informáticos están formados por grupos de elementos que realizan interacciones entre sí a fin de facilitar soporte a las actividades que se realizan al interior de una empresa y colaboran en darle ventaja competitiva en el mercado.
Estos sistemas ofrecen diversos usos dentro del desarrollo de productos, servicios, procesos y capacidades que otorgan a la empresa ventajas estratégicas sobre las fuerzas competitivas a que se enfrenta.
Como ejemplo, podemos referirnos a estrategias de costo, mediante el uso de sistemas de manufactura. La asistencia otorgada por las computadoras permite reducir los costos de producción.
Creación de sitios web en internet para comercio electrónico o estrategias de marketing digital, con el fin de reducir los costos de marketing.
Aplicar estrategias de diferenciación, mediante el desarrollo de técnicas para usar tecnologías de la información a fin de singularizar productos o servicios de una empresa, para distinguirlos de los de su competencia, buscando que los usuarios distingan los productos o servicios como portadores de cualidades o beneficios únicos.
Podría ser por ejemplo, facilitar con rapidez y de manera completa servicios de asesoría al cliente mediante un sitio web en Internet, o hacer uso de sistemas de marketing con el objetivo de ofrecer a cada cliente individual aquellos productos y servicios que le interesen.
La informática en la sociedad moderna
Hoy por hoy, prácticamente ninguna empresa puede funcionar sin informática. Es la informática la que permite resolver todo con más facilidad. Quizás la informática sea lo que más haya influenciado el curso del siglo XX.
Si actualmente estamos viviendo en la era de la informática, esto es debido al avance tecnológico en cuanto a transmisión de datos y en las nuevas facilidades de comunicación. Esto hubiese sido imposible sin la evolución de las computadoras y otros dispositivos.
Según transcurre el tiempo, la informática se hace más relevante en la vida de las personas y en las empresas.
Su uso ya constituye un instrumento para el aprendizaje, lo que dentro de la sociedad va en aumento muy rápidamente.
Sigue incrementándose la cantidad de familias que poseen en sus casas una computadora y es prácticamente obligatorio que tenga acceso a internet.
La computadora se ha vuelto una herramienta que va en auxilio de padres e hijos enseñándoles una nueva forma de aprendizaje y de ver el mundo.
Para el usuario se abren nuevos horizontes en su vida cuando aprende a utilizar una computadora.
Detrás de casi todo lo que hacemos y en casi todos los productos que consumimos esta la presencia de la informática.
Estas razones demuestra la importancia de la informática en la sociedad contemporánea y el compromiso de cada empresa a ser parte de ella.
Recursos y apoyo de la informática en administración
Desde hace cierto tiempo se ha vuelto importante la utilización de la informática en la administración de empresas.
Cada vez que se piensa en cambios, transformaciones e innovaciones dentro de una empresa, siempre la informática está vinculada en alguna parte del proceso.
Dentro del proceso de administración suelen usarse diversos recursos tales como las computadoras, los softwares, internet, módems, radio comunicadores portátiles, teléfonos, etc.
Estos elementos o herramientas son medios a través de los cuales el administrador puede tener acceso inmediato a múltiples bases de datos de diverso tipo.
Con el acceso a dichas fuentes, el administrador se posiciona en una situación privilegiada para efectuar acciones de prevención y corrección de forma oportuna cuando así se requiera.
Con el acceso a estos avances tecnológicos, el administrador en la actualidad tiene la posibilidad de hacer su trabajo con mayor eficacia y, a través de ella, disminuir costos y lograr optimización el uso de recursos disponibles al interior de la empresa.
El proceso de administración no debe condicionarse a la utilización de formatos preestablecidos y tampoco al uso de manuales rígidos.
Es en este punto cuando se necesita el uso de la informática dentro de las tareas de la administración, a fin de salvar los obstáculos mencionados en el párrafo anterior.
Objetivo de la informática en administración
El objetivo central de la informática en esta área es simplificar las tareas significativamente, para que a través de este recurso se obtengan las cosas y medios de formas más sencillas, logrando suprimir pasos y personas que no son necesarias.
Los tiempos actuales hacen necesario un cambio en la forma de administrar las empresas. La administración no debe continuar sujeta a formatos innecesarios.
La función de la informática es simplificar el trabajo; también permite acelerar o revolucionar procesos lentos. Todo ello resulta factible a través de la instauración de redes de comunicación inter empresarial.
Para el área administrativa la informática representa un recurso muy importante para la ejecución de sus actividades quehacer diario. Además permite la creación de una base de datos con la finalidad de corregir anomalías en el presente y proyectar hacia el futuro.
Ventajas de la informática en el campo administrativo
Ventajas que ofrece la informática a la administración:
- Permite la simplificación de las labores.
- Permite acelerar procesos lentos.
- Facilita que el administrador sea más autónomo, permitiéndole hacer su trabajo por sí solo, sin tener que depender de otro.
- Constituye una herramienta poderosa para el cambio, debido a que solamente presionando algunas teclas se puede obtener información.
- Posibilita que cualquier área de la empresa que tenga interés en consultar la base de datos, pueda realizar dicha consulta y utilizar la información obtenida.
Los programas de administración existentes están diseñados pensando en que puedan ser manejados por cualquier persona.
Constituye un excelente recurso para las cosas de formas más simples.
¿Por qué es importante la informática en la administración?
Es importante porque cumple el rol de proporcionar una base de datos a la que todos puedan tener acceso fácilmente.
Esta base de datos debe poseer la capacidad de ser nutrida por todos los individuos que integran la organización.
Debe tener la capacidad de traducir la información almacenada utilizando un lenguaje funcional, es decir, que sea entendido por todos, así se trate de idiomas o de lenguajes científicos diferentes, portando en sí misma la capacidad para decodificar y traducir información.
La informática debe ser, por si misma, un sistema computarizado de autocontrol.
En las décadas recientes, han cambiado de forma drástica las prácticas de los negocios en todo el mundo gracias a las computadoras.
Áreas de la administración en las que interviene la informática
El uso de computadoras se da en tres áreas básicas de la administración:
- Aplicaciones destinadas al manejo de transacciones: esto se refiere al registro de un evento al cual el administrador debe responder.
- Aplicaciones relacionadas con la productividad personal: tales aplicaciones se enfocan al mejoramiento de la productividad de las personas que las usan. Buscan automatizar las tareas que demandan mucho tiempo y procuran que la información este más asequible, incrementando así la eficiencia de las personas.
- Computación para grupos de trabajo: esta área de aplicaciones de negocios surgió en los últimos años y todavía se encuentra siendo definida. Se basa en la combinación de elementos de productividad personal con aplicaciones de transacciones. Su función es crear programas para permitir a grupos de usuarios trabajar con una meta común.
Rol del administrador
Una de las funciones relevantes que tienen los administradores es crear negocios en espacios en los que hasta ahora no se hacen.
El administrador tiene que crear necesidades, en vez de buscar solución a problemas.
Debe crear soluciones a problemas que aún no existen.
No tiene que limitarse a lograr o hacer lo que otras empresas han logrado, sino que debe ir más allá.
El administrador contemporáneo debe producir cambios a través de alianzas estratégicas, reduciendo gastos, promoviendo oportunidades en nuevos mercados, realizando inversiones, siempre procurando el aprovechamiento de las oportunidades que el mercado le brinda.
Los 3 usos de la informática en una empresa
Los 3 usos mas importantes de la informática en una empresa, están ligados explícitamente a la gestión administrativa. Entonces sabemos que para ello debemos tener 3 áreas cubiertas para ser más eficientes y generar más ingresos:
- El área de contabilidad
- El área de ventas
- El área de marketing
Todas estas tres áreas conectadas a internet permiten la creación de más valor y control, permitiendo lograr más usuarios que se conviertan en clientes de la empresa.
Razones de la importancia de la informática en las empresas
A continuación explicaremos cada una de las principales razones que sustentan la importancia de la informática en las empresas:
1 Ahorro de tiempo y dinero
El objetivo de la informática en todas sus vertientes es el de simplificar y facilitar determinados procesos.
Esto, en el entorno empresarial, significa un ahorro considerable de tiempo así como de dinero.
Como ejemplo, diremos que un software de gestión permite, gracias a la automatización, disminuir bastante el tiempo que se dedica a tareas repetitivas y rutinarias.
Estas tareas incluyen la facturación, el control del almacén, de los cobros y pagos, clientes, proveedores, etc.
Este ahorro de tiempo trae dos consecuencias directas:
- Primero, se reduce el costo de realizar esas tareas.
- Segundo, los empleados disponen de más tiempo para dedicarlo a otro tipo de tareas más enfocadas al crecimiento de la empresa.
Es por ello que si observamos a las empresas que utilizan la informática de forma inteligente y en todos los ámbitos posibles, veremos que su ventaja competitiva es enorme.
Ello se debe a que su productividad será mayor y además dispondrá de más recursos para enfocarse al crecimiento.
2 Conserva la seguridad de los datos
Conforme se introducen innovaciones tecnológicas e informáticas aparecen nuevas amenazas cibernéticas que se desarrollan con igual rapidez.
A consecuencia de esto resulta de suma importancia que las empresas eviten trabajar con tecnología o software obsoletos.
Si se trabaja con herramientas actualizadas, ello permite poder contar con mayor seguridad ya que se programan y actualizan constantemente para lograr hacer frente a estas recientes amenazas que surgen cada día.
Es necesario invertir en tecnología de seguridad, tanto en el caso de que la empresa sea responsable de sus propios datos o si trabaja en la nube y es su proveedor el que se encarga de tomar las medidas de seguridad oportunas.
3 Puede facilitar la comunicación del equipo
La informática tiene valor y es importante también para la comunicación entre los trabajadores de la mayoría de las empresas.
Con esto hacemos referencia a herramientas de comunicación directa tales como Skype, WhatsApp o el correo electrónico.
Además, a otras herramientas existentes que hacen posible que todos los integrantes del equipo tengan acceso a la misma información.
Ponemos por caso a los softwares de gestión, en los que, lo más común, es trabajar con una única base de datos que siempre está actualizada.
Esto se traduce en que si, por ejemplo, un miembro del equipo ingresa al programa y efectúa alguna modificación en un dato de la ficha de un cliente, la siguiente vez que otro integrante acceda podrá ver ese dato actualizado.
Ello implica considerables ahorros de tiempo y dinero al evitar errores y pérdidas de tiempo derivadas de información errónea, duplicada u obsoleta.
4 Ayuda a ir más allá de límites y barreras
La informática ayuda a derribar barreras y límites en diversos niveles.
Por ejemplo, hace posible la coordinación de equipos de trabajo ubicados en distintos puntos geográficos.
También propicia la captación de clientes que nunca han visitado nuestro establecimiento y que están a muchos kilómetros de distancia.
Con la informática conseguimos salvar diferencias culturales y apelar a potenciales clientes que, en otras circunstancias, estarían fuera de nuestro alcance.
Además constituye una muy buena ayuda para la atención al cliente.
Esto porque posibilita dar asistencia a nuestros clientes, resolver sus dudas e incidencias no siendo necesario el estar cara a cara.
Todas las herramientas como el correo electrónico, las formaciones o cursos online, las newsletters, las entradas de blog abren la posibilidad de mejorar nuestra imagen frente a los clientes y a brindar un mejor servicio.
En este aspecto, cumplen una función destacada los software CRM que, explicado de manera suscinta, se orientan a la fidelización de los clientes y al aumento de las posibilidades de concretar un mayor número de ventas.
5 Resulta imprescindible para alcanzar el éxito
Actualmente la importancia de la informática en la empresa es tal que podríamos decir que incluso es imprescindible para el éxito.
Se cuentan por millones los trabajadores que dependen de la informática en mayor o menor medida para afrontar sus tareas cotidianas.
Y aún hay más: clientes, proveedores, competencia, potenciales clientes…
Todos estos integrantes de una cadena de negocios hacen uso de Internet y de la informática para evaluarte y tomar decisiones.
Las áreas administrativas precisan de la informática para pagar a los empleados o gestionar las cobranzas.
Las gerencias para entablar comunicación con los empleados.
Sin la asistencia de todas estas herramientas las empresas serían directamente incapaces de asumir todo el trabajo que, hoy por hoy, son capaces de sacar adelante.
6 Es accesible para cualquier tipo de empresas
La tecnología avanza sin detenerse.
Cada vez van apareciendo nuevas innovaciones en el mercado de la informática a la vez que también están siendo más accesibles a todo tipo de empresas y de todo tamaño.
Si en tu empresa no dedican tiempo a investigar qué tecnologías nuevas existen que puedan serle de utilidad, es probable que, si realizas una búsqueda rápida, te des cuenta de que te perdiste muchas novedades interesantes para usarse durante el día a día.
Las empresas que se mantienen a la vanguardia y adoptan tecnologías y herramientas informáticas novedosas son también las más exitosas.
Definitivamente, destacar en un ecosistema empresarial tan competitivo es complicado.
De ahí surge la importancia de la informática en la empresa, ya que puede ser nuestra aliada más potente.
Es la mejor herramienta para rentabilizar al máximo tu negocio y para destacar a ojos de tus clientes en todos los ámbitos:
Desde la atención, pasando por la preparación de los pedidos, la rapidez en las entregas, la calidad del servicio.
No hay que subestimar su importancia sino dedicar un tiempo a reflexionar sobre las áreas de tu negocio que podrían ser mejoradas gracias a la informática.
7 Incrementa el atractivo de las empresas para los candidatos con talento
Uno de los valores principales de una empresa son sus trabajadores.
Una empresa sólo puede ser tan buena como lo sean sus trabajadores.
Ellos constituyen un recurso valioso y hacen la diferencia entre una empresa solvente y exitosa y una que se precipita al fracaso.
En este contexto es importante conocer cómo lograr que nuestra empresa resulte atractiva a ojos de candidatos con talento.
En este sentido es relevante la importancia de la informática en la empresa porque, en primer lugar, los trabajadores esperan que las empresas pongan a su disposición tecnología e informática de avanzada con las que poder realizar sus tareas de modo eficiente.
Sin embargo, además, puede ser un elemento motivador con mucho potencial en muchos sentidos:
- Citamos por ejemplo, que facilita el trabajo colaborativo entre miembros del equipo.
- También permite que los trabajadores tengan la libertad de trabajar desde su casa en caso de ser necesario.
- Mejora la comunicación y reduce el estrés gracias a una mejor gestión del tiempo y reuniones.
- En definitiva, convierte a las empresas en lugares más atractivos con facilidades y comodidades para atraer el talento.
Conclusiones de la importancia de la informática en la empresa
La importancia de la informática en una empresa radica en una mayor eficiencia, control y mejor manejo de sus recursos para lograr incrementar los beneficios.
Estos se materializan en utilidades que ingresan directamente a fondos de la compañía, que se pueden reinvertir para seguir creciendo.
En tiempos actuales, la importancia del departamento de informática en una empresa, es bien alta.
Para nadie es un misterio que la internet ha calado profundo en nuestra sociedad y que en los tiempos actuales muchas ventas se realizan por este medio, mediante el uso del comercio electrónico.
Ello implica el uso intensivo de la informática para registrar los productos, generar la venta con su respectiva orden de envío.
La informática en las empresas ha cobrado, como vemos, una importancia extremadamente alta, a tal punto que no es posible trabajar en empresas pequeñas, medianas y grandes si no se cuenta con un equipo de cómputo, alargándose demasiado las tareas y actividades.
Es por ello que la informática y la empresa se han vuelto prácticamente una sola cosa.
Otra conclusión importante, es que la importancia de la informática en los negocios, en estos momentos ha llegado a su lugar más alto.
¿Por qué? La razón es sencilla: se trata de que actualmente la internet la llevamos en nuestros móviles durante más de 18 horas al día.
Esto hace que los compradores sean más propensos a generar negocios de compra desde sus equipos móviles aumentando la velocidad de los negocios.
La relevancia de la informática en las empresas se deriva y es una parte de lo que engloba la importancia de la informática en el mundo actual.